Artık e-postalar (e-mail) hayatımızın vazgeçilmezi olmuş durumda. Eskiden 2 MB kota verebilen e-posta servisleri günümüzde “sınırsız depolama alanı” gibi sloganlarla hizmet veriyorlar. Günde40 milyar (rakamla 40.000.000.000) e-postanın gönderildiği güzel dünyamızda, Türkiye’de hala e-posta kullanımı ulaşması gereken kitlelere ulaşmış değil. E-postayı yalnızca çeşitli internet sitelerine kayıt olmak için bir araç olarak gören kitle, hala azımsanabilir bir rakamda değil. Özellikle bu kitlenin genç olması durumu, acı bir hale sokuyor.

“Yeni başlayanlar için e-posta” kıvamında olacak bu yazıda e-posta kullanımıyla ilgili çeşitli ipuçları vermeye çalışacağım.

Kullanıcı adı ve servis sağlayıcı seçimi

Kullanıcı adı en önemli noktalardan biri. Crazy_boy_86@hotmail.com gibi “çılgın” e-posta adresleri furyasını atlatmış olduğumuzu ümit ederek, kullanıcı adınızı iyi seçmenizi öneririm. Ahmet İnce isimli birinin kullanıcı adının ahmetince@ veya a.ince@ veya ince.a@ şeklinde olması sanırım en doğru olanı.

Seçeceğiniz e-posta servisi de büyük önem taşıyor. Piyasada Gmail, Yandex, Hotmail, Mynetgibi seçenekler var. Benim önerim ve favorim Yandex.Mail olacaktır. Sınırsız depolama alanı ve 3 GB’a kadar ek dosya gönderebilme özellikleriyle beğenimi kazanan bir servis. Ne var ki ben eski bir Gmail kullanıcısı olduğum için, hala geçiş yapmış değilim. Yazının devamını Gmail kullandığınızı varsayarak anlatacağım, fakat tüm e-posta servislerinde durum aynıdır.

Kullanıcı adınızın ehemmiyeti açısından, tüm e-posta servislerine kayıt olup, kullanıcı adınızı elinizde bulundurmanızda yarar var.

Günlük Kullanım

E-postanız sizin sanal posta kutunuz. Birisi evinizin kapısının önüne bir zarf bırakıp kaybolsa, o zarfı birkaç hafta sonra görüyor olmanız, manasız bir hareket olur. Dolayısıyla e-posta hesabınızı sık sık kontrol etmelisiniz. Eğer internet paketiniz ve akıllı telefonunuz var ise, gerekli ayarları yaparak an ve an kontrol etmenizde oldukça yarar var.

Arşivleme ve Kategorizasyon

Gelen önemli e-postalarınızı saklamanız sizin için önemli, nasıl gelen mektupları çöpe atmıyor isek. Tabi ki, Carrefour bültenini çöpe atıyoruz, bu nedenle e-postanıza gelen reklam mesajlarınızı silebilir, depolama alanınızda yer açabilirsiniz. Bunun dışında, yazışmalarınızı silmemenizi, arşivlemenizi öneririm.

Gmail ve Yandex.Mail’de gelişmiş arama fonksiyonları var. Bu fonksiyonlarla e-postalarınız içerisinde verimli aramalar yapabiliyor, geçmişteki e-postalarınıza ulaşabiliyorsunuz; fakat çoğu zaman bu durum yetersiz kalabiliyor. Daha düzenli olabilmek için, bir “etiket sistemi”yaratmakta fayda var. Örneğin bir öğrencisiniz ve part time olarak çalışıyorsunuz ve de bir öğrenci kulübüne üyesiniz. Dolayısıyla üç ana başlık altında (ders notu e-postaları, iş e-postaları, etkinlik duyuruları vs.) sık sık e-posta alıyorsunuz. Bu durumda “iş” “kulüp” “okul” adında üç adet etiket yaratmak ve e-postalarınızı etiketlemek size muhteşem bir hız ve düzen sağlayacaktır.

E-posta Hesaplarını Bağlama ve Mobil Kullanım

Farklı kimlikler dolayısıyla farklı e-postalarımız var, örneğin isimsoyisim@gmail.com, isimsoyisim@universite.edu.tr, isimsoyisim@firma.com.tr, isimsoyisim@isimsoyisim.com gibi. Tüm bu e-postaları ayrı ayrı kontrol etmek, elbette akıl dışı bir iş. Bu nedenle hepsini tek bir arayüzden kontrol etmek için var olan bir sürü yöntemden birini seçmek durumundayız.

Gmail, Yandex vb. gibi mail servislerinde, hesabınız üzerinden tüm diğer hesaplarınızı kontrol edebilirsiniz. Bunun için Ayarlar – Hesaplar kısmına gelip ilgili e-posta bilgilerinizi girmeniz gerekmekte. Veya Outlook yazılımını kullanabilirsiniz (ki bunu önermiyorum).

Eğer Iphone/Android/Windows Phone işletim sistemli bir akıllı telefonunuz var ise, Gmail veya Yandex.Mail uygulamalarını yükleyerek veya o telefonun mevcut Mail yazılımını kullanarak, e-postalarınızı an ve an kontrol edebilirsiniz. Senkronizasyon ayarlarınızı açık tutarsanız, mobilde yaptığınız tüm işlemler webe, webde yaptığınız tüm işlemler mobile an ve an senkronize olacaktır. Senkronizasyon konusuyla ilgili yazım için lütfen tıklayın.

İmza

E-postanızın sonuna eklenen bir imzanız olmalı. İmza kısmını yine Ayarlar kısmından düzenleyebiliyorsunuz. İmza’da vermek istediğiniz bilgiler tamamen size kalmış. Benim verdiğim bilgiler Ad Soyad – Web Sitesi – Ünvan

Spam Problemi

Elbette ki izinsiz reklam çağımızın en büyük problemi ve bunu engellemek neredeyse çok zor. Her tarafımızın, bilgilerimizi toplamak ve daha sonra bize reklam yapmak üzere kurumlar ve kişiler tarafından çepeçevre sarıldığını görmek mümkün. Spam e-postalar, üretkenliğimizi düşürüyor, vaktimizi çalıyor, dikkatimizi dağıtıyor. Bunu azaltmak için yapılması gerekenler şunlar:

• Önemsiz servislere, örneğin forumlara vs. üye olmak için farklı bir e-posta hesabını elimizin altında bulundurmak ve bu servislere bu adresle kayıt olmak.
• E-posta adresimizi her yerde paylaşmamaya özen göstermek (nasıl ki evimizin adresini her yere vermiyoruz.)
• Gelen kutumuza düşen spamleri “Spam olarak işaretle” butonuyla, şikayet etmek.

Konu / Metin / Mahremiyet

E-posta yazarken dikkat edilmesi gereken etik anlamda bazı durumlar var. Bunlardan birinde e-postanızın konusunu “Konu” alanında açık ve kısa bir şekilde ifade etmek. “Önemli” veya “Konusuz” şeklindeki e-postalarla karşınızdaki kişiyi meşgul ve rahatsız edersiniz.

Birden fazla kişiye e-posta gönderirken, özellikle bu kişiler birbirini tanımıyorsa, e-posta adreslerini, teşhir etmemek adına “Bcc” bölümüne yazmalısınız ki e-postayı alan kişiler, e-postayı alan diğer kişilerin adreslerini göremesinler.

Cc özelliği ise, aranızdaki yazışma hakkında bilgilendirmek istediğiniz birini eklemeye yaramaktadır. Örneğin ben Doğancan olarak, Ahmet’in, Mehmet’e söylememi istediği bir şeyi belirteceğim zaman, Kim kısmına Mehmet’i, Cc kısmına Ahmet’i yazarsam mantıklı bir hareket olur. İkisini de “kim” kısmına yazmak, muhattap karışıklığı yaratabilir.

Ekler

Size gelen bir e-postaya, gönderen kişi, eğer bir ek eklemiş ise, yanında bir ataç işareti görünecektir. E-postada en çok yapılan hatalardan biri de e-postaya “ekte dosya yolluyorum” yazıp, dosyayı eklemeyi unutmak : ) Gmail bu tip bir cümle kullanıp, dosya eklemediğinizde, sizi uyarıyor.

Son Notlar

Kısaca toparlamak gerekirse, sene 2012, ve e-posta hesabımız bizim için kapımızın önü kadar önemli bir alan. Bu nedenle e-posta kullanımına alışmalı, benimsemeli ve sıklaştırmalıyız.

E-posta kullanımıyla ilgili benim gündelik hayatımda dikkat ettiğim noktalar bunlar. Siz de önerilerinizi yorum yaparak dile getirebilirsiniz.