Bir Ajans Yönetirken Kullandığımız Araç ve Teknolojiler

Bir yıldan fazla bir süredir bir ajans ve bir start-up’ı birlikte yürütüyoruz. İki ortak dahil toplamda dört tam zamanlı personelin çalıştığı, dışarıdan birkaç kişi ve kurumun freelancer ya da çözüm ortağı olarak destek olduğu bu yapıda iş akışını, planlamayı, satışı, mali işleri ve müşteri ilişkilerini yürütmek için birçok araç ve teknoloji kullanıyoruz. Bunların sayısının fazlalığı artık midemi bulandırsa da, biri diğerinin bir alternatifi değil ne yazık ki.

Eskiden ofislerde masalar böyle kalabalıktı evet ama belkide kullanılan tek materyal kağıt, klasör ve daktilo idi. Şu anda masamın üzerinde sadece bir adet Macbook Air var ama içerisindeki karmaşa şu fotoğraftakinden çok daha fazla.

Whatsapp

Günümüzün önemli bir kısmı müşterilerle temas halinde geçiyor. Onların soru ve taleplerini cevaplıyoruz. Bunun için başta CRM sistemleri filan hayal etsek de, bu mümkün olmadı. Müşterilerimiz Whatsapp gruplarını tercih ediyor. O yüzden en çok kullandığımız araç Whatsapp ve Whatsapp Business.

Google Docs

Trello filan kullanalım dedik ama hak getire. İnsanlar alışık olduğu arayüzlerden vazgeçmek istemiyor (haksız da değiller). O yüzden iş ve proje takibini belki de dünyanın en ilkel metodu olabilecek şekilde gerçekleştiriyoruz, Google Docs kullanıyoruz. Her müşteriyle paylaşımlı bir döküman üzerinde görevleri yazıyoruz ve bitince yeşile boyuyoruz. Simple!

Google Drive

Google Drive bu şirketin beyninin yedeği. Doğru bir klasör ağacı oluşturduğunuzda her şeyi efektif şekilde depolayabilir ve iyi bir yetkilendirmeyle herkesi ilgili olduğu klasör ve dökümanlarla eşleştirebilirsiniz. Fikir vermesi açısından klasör ağacımı da paylaşayım burada:

  • Yönetim
    • Sözleşmeler
    • Teklifler
    • Yasal Evraklar
  • Müşteriler
    • Müşteri X
      • Önemli bilgiler
      • Görseller
      • Dökümanlar
    • Müşteri Y
  • Dökümanlar
    • Şirket içi eğitim dökümanları ve videoları

Slack ve Zapier

Sohbetleri kategorize etmemize yarıyor. Her müşteri için bir channel’ımız var ve konuştuğumuz konu, attığımız mesaj hangisi ile ilgiliyse onu kullanıyoruz. Zapier yardımıyla ilgili olabilecek uyarıları ilgili channel’lara otomatik akıtıyoruz. Örneğin bir müşteri için verdiğimiz bir reklam çeşitli sebeplerden durduruldu ise ilgili channel’a otomatik bir uyarı geliyor.

Enpara Şirketim: Çok fazla eksiği olsa da (hala kredi kartı bile yok), havale ve eft ücreti ödemiyoruz. Ana bankamız o.

Buffer: Sosyal medya yönetimi için kullanıyoruz. Ekipte kimse sevmiyor. İyi bir alternatif öneriniz varsa bekleriz.

Paraşüt

E-fatura kullanıyoruz. E-fatura kullanmanın bizim açımızdan bir çok avantajı var. Fiziki bir ürün satmadığımız için müşterilerimizle herhangi bir kargo ilişkimiz olmuyor. Dolayısıyla uzaktan yürüttüğümüz bir işte sadece faturayı teslim edebilmek için kargoya vermek, onun yerine ulaşması vs. tahsilat sürecini uzatan ve takip gerektiren bir yapıya dönüyor. Ayrıca Paraşüt ile gelir – gider takibini iyi bir şekilde tutuyoruz. Ortakların birbirine karşı 1 TL bile hakları geçmiyor. En can sıkıcı tarafı giderleri girmek. Banka entegrasyonuna güvenmediğimiz için, çok fazla da işlem yapmadığımız için veri girişini elle gerçekleştiriyoruz. Mali müşavirin istediği belgeleri ay sonunda bir iki tıklamayla indirip kendilerine iletebiliyoruz. Fiyat / performans olarak hayli iyi.

Bulutfon

Sanal telefon santralimiz. Şunun için bire basın vs. yapabiliyorsunuz. Görüşmeleri kaydedebiliyorsunuz. Bana göre Türkiye’de yaptığı işi kusursuza yakın yapan yegane girişimlerden biri. 0850’li telefon kullansak da aradıklarımız banka zannetmeye başladığı için ve halkımızın önemli bir bölümü bankalara borçlu yaşadığı için 212’li bir numara da edindik.

Google Takvim

Bireysel olarak da kullandığımız Google Takvim’de bir de ortak takvimimiz var. Bir satış toplantısı etkinliği eklediğimde slack’te ilgili channel’a zapier aracılığıyla bildirim gidiyor.

Google Cloud Printing: Ofiste bulunan Wi-fi yazıcıya her yerden çıktı talimatı verebiliyoruz, gittiğimizde hazır oluyor.

Yandex Connect (Eski adıyla Yandex Kurumlar)

E-posta altyapımızı barındırıyor. Gönlümde hala Microsoft Office 365 ya da Google Gsuite olsa da kendisi malasef çok pahalı. Sabit maliyetlere hayır diyen bir bünyeye sahibim. Yandex Connect mükemmel bir ücretsiz çözüm. Ruslar da bizi yakından tanımak istiyor tabi, o yüzden ücretsiz olsa gerek.

Bidolubaski.com: Basılı materyallerimizi sipariş ediyoruz.

Migros Sanal Market, Hepsiburada, N11: Ofis materyalleri ve çay çorba vs.

Edenred Ticket: Yemek kartı için. Fena değil gibi.

Turk.net: Taahhütsüz internet. Birkaç ay oldu, gayet iyi gidiyor.

Kebirhost: Linux sunucu, kendi sitelerimiz, müşterilerin siteleri burada barınıyor. 10 yıldır kullanıyorum.

Shutterstock: Stok fotoğraflar için azıcık pahalı ama iyi bir çözüm.

Umarım işe yarar bir derleme olmuştur. Bizim bir ajansı ayakta ve yönetilebilir tutmak için kullandığımız araçlar bunlar. Sizlerin de önerileri varsa lütfen aşağıda paylaşın, hemen deneyeceğiz 🙂

Yorum Gönderin

Bir Cevap Yazın